NB! English version of Terms of use below

Tartu Ülikooli arvutiteaduse instituudi Zulip'i keskkonna kasutustingimused

Käesolevad kasutustingimused kirjeldavad Tartu Ülikooli arvutiteaduse instituudi (edaspidi arvutiteaduse instituut) suhtluskeskkonna Zulip kasutamise tingimusi ja kirjeldavad, kuidas arvutiteaduse instituut töötleb oma kasutajate ja kõigi teiste andmesubjektide isikuandmeid seoses arvutiteaduse instituudi Zulip suhtluskeskkonna kasutamisega.

Arvutiteaduse instituudi suhtluskeskkonna Zulip kasutamiseks peate nõustuma alljärgnevate kasutustingimustega.

1. Üldist

1.1. Zulip on arvutiteaduse instituudi suhtluskeskkond, mis asub aadressil https://zulip.cs.ut.ee ja alamlehtedel ainenimetus.zulip.cs.ut.ee

1.2. Zulip'i suhtluskeskkonna haldajaks on arvutiteaduse instituut,kes pakub Zulip'i kasutamise võimalust arvutiteaduse instituudi õppejõududele ning taseme- ja täiendusõppijatelekursusesiseseks suhtluseks.

1.3. Zulip'i kasutajateks (edaspidi kasutaja) on Tartu Ülikooliga seotud füüsilised isikud.

1.4. Zulip'i kasutamise all mõeldakse peamiselt Zulip'i võimaluste kasutamist arvutiteaduse instituudis õppetegevuses osalemiseks või õppetöö korraldamiseks.

1.5. Zulip'i suhtluskeskkond koosneb avalikust vaatest, kuhu pääsevad kõik huvilised ilma kasutajatunnuseta ning kus on võimalik tutvuda avaliku infoga ja kontrollitud õigustega keskkonnast, kuhu saamiseks tuleb eelnevalt sisse logida.

1.6. Zulip'i sisse logitud keskkonna kasutamine on võimalik üksnes personaalse ja kasutaja tuvastamist võimaldava ülikooli konto kaudu. Kasutaja autentimine on võimalik Tartu Ülikooli kasutajanime ja parooliga või omal soovil isikliku e-posti aadressi ja parooliga.

1.7. Isikuandmete töötlemisel järgitakse Tartu Ülikooli andmekaitsetingimusi (https://ut.ee/et/sisu/andmekaitsetingimused.

1.8. Isikuandmete vastutav töötleja on Tartu Ülikool, registrikood 74001073, aadress Ülikooli 18, 50090 Tartu, e-post andmekaitse@ut.ee.

1.9. Keskkonnas jagatavate õppematerjalide varalised autoriõigused kuuluvad Tartu Ülikoolile. Õppematerjalide kasutamine on lubatud autoriõiguse seaduses ette nähtud teose vaba kasutamise eesmärkidel ja tingimustel.

1.10. Õppematerjalide kasutamisel on kasutaja kohustatud viitama õppematerjalide autorile.

1.11. Õppematerjalide kasutamine väljaspoolt Tartu Ülikooli on lubatud ainult Tartu Ülikooli eelneval kirjalikul nõusolekul.

II. Zulip'i konto loomine ja deaktiveerimine

2.1. Zulip'i teenustele ligipääs toimub Tartu Ülikooli kasutajakonto kaudu, mis luuakse automaatselt kõigile töötajatele, üliõpilastele, eksternidele ja külalisüliõpilastele või isikliku e-posti aadressi kaudu.

2.2. Lisainfot Tartu Ülikooli kasutajakonto loomise kohta saab ülikooli arvutiabist e-posti teel arvutiabi@ut.ee.

2.3. Juhul, kui Zulip'isse sisse logimiseks kasutatakse Tartu Ülikooli kasutajakontot, siis Zulip'isse saab sisse logida ainult ülikooli aktiivse kasutajakontoga.

2.4. Isikliku e-posti aadressiga Zulip keskkonnaga liitumine ja sisse logimine on võimalik ainult siis, kui kasutaja on avaldanud vastavat soovi, vastavale e-posti aadressile on saadetud liitumise kutse ning see liitumise kutse on e-posti aadressi omaniku poolt aktsepteeritud.

2.5. Isikliku e-posti aadressiga Zulip keskkonnas konto loomisel kasutaja nõustub, et tema isiklik e-posti aadress salvestatakse Zulip keskkonda.

2.6. Isikliku e-posti aadressiga saab omal soovil Zulip keskkonnaga liituda ainult siis, kui on avatud suhtluskanal, kus see on võimaldatud või kui mõne teise Zulip'i kasutaja poolt saadetakse vastavale e-posti aadressile Zulip keskkonnaga liitumise kutse.

2.7. Zulip'i kasutaja ei pea suhtluskeskkonna kasutamiseks esitama lisaandmeid. Soovi korral on võimalik lisada enda profiilipilt, õppekava ja ajatsooni.

2.8. Juhul, kui sisselogimine toimub Tartu Ülikooli kontoga, siis Zulip'i keskkonda sisse logimise hetkel kantakse Tartu Ülikooli kesksest andmebaasist Zulip'isse üle kasutaja ees- ja perekonnanimi, e-posti aadress, kasutajanimi.

2.9. Juhul, kui sisselogimine toimub isikliku e-posti aadressiga, siis esimesel sisse logimisel küsitakse kasutajalt ka tema nimi, mida kuvatakse Zulip keskkonnas teistele kasutajatele.

2.10. Iga kasutaja saab soovi/vajaduse korral enda Zulip'i keskkonna konto deaktiveerida, kuid konto deaktiveerimine ei kustuta automaatselt saadetud sõnumeid ja lisatud faile. Soovi/vajaduse korral peab iga kasutaja enda sisestatud sõnumid ja failid ise kustutama.

III. Kasutaja õigused, kohustused ja vastutus

3.1. Konto loomisel ja Zulip'i kasutamisel on keelatud mistahes tegevused, mis võivad kahjustada Zulip'i toimimist või on vastuolus õigusaktidega. Keelatud tegevuste tuvastamisel on arvutiteaduse instituudil õigus piirata kasutaja ligipääs Zulip'i keskkonda.

3.2. Keelatud tegevuste all peetakse silmas muuhulgas, kuid mitte ainult, Zulip'i keskkonda ebaturvalise/ebaseadusliku sisu lisamist, autoriõiguste rikkumist, teiste kasutajate kontodele ligipääsu üritamist, teiste kasutajate e-posti aadresside avaldamist või kasutamist muul eesmärgil, kui Zulip keskkond ette näeb või mistahes muud etteheidetavat käitumist või sellisele käitumisele kaasa aitamist kasutaja poolt.

3.3. Kasutaja peab viivitamatult teavitama teadaolevatest või kahtlustatavatest Zulip'i turvavigadest ja keelatud tegevustest arvutiteaduse instituuti.

3.4. Kasutaja vastutab enda poolt Zulip keskkonda lisatud sõnumite ja üleslaetud materjalide sisu eest.

3.5. Kasutajal on õigus taotleda oma nime ja/või e-posti aadressi muutmist Zulip keskkonnas. Vastav taotlus tuleb saata aadressile ati.comp@ut.ee.

3.6. Kasutajal on võimalik seadistada Zulip'it saatma automaatseid teavitusi talle tulnud sõnumite ja vestluste kohta ka e-postkasti.

3.7. Kasutajal on võimalus oma hetke staatuse (online/offline) kuvamine peita ja seda teistele kasutajatele mitte kuvada.

3.8. Kasutajal on võimalus määrata, kes näevad tema e-posti aadressi ja soovi korral saab kasutaja oma e-posti aadressi peita kõikide eest (kaasa arvatud administraatorite eest).

3.9. Õppejõud võib Zulip'i suhtluskanalit luues lisada õpilased sellesse ise või võimaldada õpilastel endil kanaliga liituda.

3.10. Õppejõul on võimalik luua mitteavalikke suhtluskanaleid, mis on mõeldud ainult teatud kursusele registreeritud tudengitele või avalikke suhtluskanaleid, millega saab liituda iga huviline.

3.11. Õppejõud peab vestlused ja vestluste käigus üles laetud failid Zulip'i keskkonnast kustutama pärast kursuse toimumist, hiljemalt 3 kuu möödumisel õppeaasta lõpust.

IV. Ülikooli õigused, kohustused ja vastutus

4.1. Zulip'i teenust pakutakse 24 tundi ööpäevas ja 7 päeva nädalas.

4.2. Arvutiteaduse instituudil on kohustus tagada kasutajate rollide ja õiguste vastavus ning hoida ära õigustamata isikute ligipääs Zulip'i mitteavalikele materjalidele.

4.3. Zulip't kasutatakse üksnes üle turvalise ühenduse (HTTPS).

4.4. Zulip on majutatud Tartu Ülikooli teadusarvutuste keskuse hallatavates Eesti territooriumil asuvates serverites.

4.5. Zulip'i serverite ja andmebaasi tarkvarale paigaldatakse jooksvalt ajakohased turvauuendused.

4.6. Zulip'i varundamine toimub iganädalaselt.

4.7. Arvutiteaduse instituut pakub Zulip'i kasutamisega seotud kasutajatuge e-posti ati.comp@ut.ee teel.

4.8. Arvutiteaduse instituut ei vastuta Zulip'i toimimise tõrgete eest, mis on põhjustatud arvutiteaduse instituudi kontrolli alt väljas olevatest asjaoludest.

V. Isikuandmete kaitse

5.1. Arvutiteaduse instituut töötleb vastutava töötlejana isikuandmeid vaid kasutajatele kontode loomise võimaldamiseks ja õppetöö korraldamiseks vastavalt ülikooli andmekaitsetingimustes väljatoodule.

5.2. Zulip'i toimimiseks kasutatakse veebilehitsejasse salvestatavaid küpsiseid. Zulip'i kasutamiseks tuleb lubada seansiküpsis, mis haldab sisselogitust ja keele seadeid Zulip'is liikudes. Zulip'i keskkonnast välja logimisel kustutatakse vastav seansivõti serverist.

5.3. Statistika eesmärgil kogutakse analüütilisi andmeid. Analüütiliste andmete kogumiseks kasutatakse Zulip'i sisemisi vahendeid ning vastavaid andmeid ei edastata kolmandatele osapooltele ega Zulip'i välistele rakendustele.

5.4. Zulip keskkonnas avaldatakse isikuandmed:

5.4.1. Kõikidele kasutajatele, kes näevad kõikide kasutajate ees- ja perekonnanime, e-posti aadressi (kui vastav kasutaja on selle kuivamise lubanud), rolli, liitumise kuupäeva, vestluse gruppe, millega kasutaja on liitunud ja gruppe, millesse kasutaja kuulub ning kasutaja hetke staatust (kui vastav kasutaja on selle kuvamise lubanud).

5.4.2. Teistele isikutele vähimas vajalikus mahus siis, kui andmete avaldamise nõue tuleneb õigusaktist.

5.5. Zulip'i keskkonna serveri logifailid, mis sisaldavad kasutaja IP-d, kasutajanime, kasutaja e-posti aadressi, kasutaja kordumatut identifikaatorit, kasutaja veebibrauseri tüüpi ja versiooni, kasutaja operatsioonisüsteemi, kasutaja tegevusi ja tegevustega seotud andmeid säilitatakse kolm aastat. Vastavate andmete kogumise õiguslikuks aluseks on õigustatud huvi. See informatsioon on vajalik Zulip'i keskkonna toimimise jälgimiseks, probleemide ja turvaaukude tuvastamiseks ning keskkonna auditeerimiseks.

5.6. Arvutiteaduse instituut töötleb Zulip'is sisalduvaid isikuandmeid Zulip'i kasutajatoe pakkumiseks.

VI. Kasutustingimuste muutmine ja uuendamine

Arvutiteaduse instituut jätab endale õiguse käesolevate kasutustingimuste muutmiseks ja uuendamiseks, kui seda peetakse vajalikuks või see vajadus tuleneb seadusandlusest. Kasutajatel on soovitatav kasutustingimused aeg-ajalt üle lugeda, et olla kursis võimalike muudatustega. Zulip'i keskkonna kasutamine pärast kasutustingimuste muutmist näitab, et vastav kasutaja on tingimuste uue versiooni läbi lugenud, sellest aru saanud ja sellega nõustunud.

Kasutustingimuste uuenemise korral edastatakse vastav info juba kõikidele olemasolevatele Zulip keskkonna kasutajatele "#ics big family" kanalil koos lingiga uuenenud kasutustingimustele.

VII. Kontaktinfo

Küsimustele saab vastused, kirjutades  aadressile ati.comp@ut.ee.

Tartu Ülikooli andmekaitse spetsialist: andmekaitse@ut.ee.

Kasutustingimused kehtivad alates 28.11.2023

Terms of use of the Zulip environment of the University of Tartu Institute of Computer Science

These terms of use describe the conditions for using the Zulip communication environment of the Institute of Computer Science of the University of Tartu (hereinafter the Institute of Computer Science) and describe how the Institute of Computer Science processes the personal data of its users and all other data subjects in connection with the use of the Zulip communication environment.

In order to use Zulip, the communication environment of the Institute of Computer Science, you must agree to the following terms of use.

I. General

1.1. Zulip is a communication environment of the Institute of Computer Science, located at https://zulip.cs.ut.ee and subpages nameofsubject.zulip.cs.ut.ee

1.2. Zulip\'s communication environment is managed by the Institute of Computer Science, which offers the option of using Zulip to lecturers of the Institute of Computer Science as well as degree and continuing education students for intra-course communication.

1.3. Users of Zulip (hereinafter referred to as the user) are natural persons associated with the University of Tartu.

1.4. The use of Zulip mainly refers to the use of Zulip\'s possibilities to participate in educational activities at the Institute of Computer Science or to organize a study.

1.5. Zulip\'s communication environment consists of a public view, which can be accessed by all interested parties without a user ID, and where it is possible to view public information, and an environment with controlled rights where you have to log in beforehand.

1.6. The use of Zulip\'s logged-in environment is only possible through a personal and user-identifiable university account. User authentication is possible with the username and password of the University of Tartu, or with a personal email address and password at your own request.

1.7. When processing personal data, the data protection conditions of the University of Tartu are followed (https://ut.ee/et/sisu/andmekaitsestimudes).

1.8. The controller of personal data is the University of Tartu, registry code 74001073, address Ülikooli 18, 50090 Tartu, e-mail andmekaitse@ut.ee.

1.9. The proprietary copyrights of educational materials shared in the environment belong to the University of Tartu. The use of educational materials is permitted by the purposes and conditions of free use in the copyright law.

1.10. When using educational materials, the user is obliged to refer to the author of the educational materials.

1.11. The use of study materials outside the University of Tartu is permitted only with the prior written consent of the University of Tartu.

II. Zulip account creation and deactivation

2.1. Zulip\'z services can be accessed through a University of Tartu user account, which is automatically created for all employees, students, externs, and visiting students, or through a personal email address.

2.2. Additional information about creating a user account at the University of Tartu can be obtained from the computer support of the university by e-mail at arvutiabi@ut.ee.

2.3. If a University of Tartu user account is used to log in to Zulip, you can only log in to Zulip with an active university user account.

2.4. Joining and logging in to the Zulip environment with a personal e-mail address is possible only if the user has expressed a corresponding wish, an invitation to join has been sent to the corresponding email address, and this invitation to join has been accepted by the owner of the e-mail address.

2.5. When creating an account in the Zulip environment with a personal e-mail address, the user agrees that their email address will be stored in the Zulip environment.

2.6. You can join the Zulip environment on your own with a personal email address only if there is an open communication channel where it is enabled or if an invitation to join the Zulip environment is sent to the corresponding e-mail address by another Zulip user.

2.7. The Zulip user does not need to provide additional data to use the communication environment. If you wish, you can add your profile picture, curriculum, and time zone.

2.8. If the login is done with a University of Tartu account, the user\'s first and last name, e-mail address, and username are transferred from the central database of the University of Tartu to Zulip at the moment of logging into the Zulip environment.

2.9. If the login is done with a personal email address, the user will also be asked for their name during the first login, which will be displayed to other users in the Zulip environment.

2.10. Each user can deactivate their Zulip environment account if they wish/need, but account deactivation does not automatically delete sent messages and attached files. If desired/necessary, each user must delete the messages and files entered by themselves.

III. User\'s rights, obligations, and responsibility

3.1. When creating an account and using Zulip, any activities that may harm the functioning of Zulip or are contrary to legislation are prohibited. Upon detection of prohibited activities, the Institute of Computer Science has the right to restrict the user\'s access to the Zulip environment.

3.2. Prohibited activities include, but are not limited to, adding unsafe/illegal content to the Zulip environment, violating copyrights, attempting to access other users\' accounts, publishing or using other users\' email addresses for other purposes than the Zulip environment provides, or any other reprehensible behavior or contributing to such behavior by the user.

3.3. The user must immediately notify the Institute of Computer Science of known or suspected Zulip security flaws and prohibited activities.

3.4. The user is responsible for the content of the messages and uploaded materials added to the Zulip environment.

3.5. The user has the right to request to change their name and/or e-mail address in the Zulip environment. The corresponding request must be sent to the address ati.comp@ut.ee.

3.6. The user can configure Zulip to send automatic notifications about the messages and conversations that have come to them, also to their email box.

3.7. The user has the option to hide the display of their current status (online/offline) and not to display it to other users.

3.8. The user has the option to determine who can see their email address and if desired, the user can hide their email address from everyone (including administrators).

3.9. When creating a Zulip communication channel, the lecturer can add students to it themselves or allow students to join the channel on their own.

3.10. Faculty can create non-public communication channels, which are intended only for students registered for a certain course, or public communication channels that anyone interested can join.

3.11. The lecturer must delete the conversations and the files uploaded during the conversations from the Zulip environment after the course has taken place, no later than 3 months after the end of the academic year.

IV. Rights, obligations, and responsibilities of the university

4.1. The Zulip service is offered 24 hours a day and 7 days a week.

4.2. The Institute of Computer Science must ensure that users\' roles and rights match and prevent unauthorized persons from accessing Zulip\'s non-public materials.

4.3. Zulip is only used over a secure connection (HTTPS).

4.4. Zulip is hosted on servers located in Estonian territory and managed by the University of Tartu Scientific Computing Center.

4.5. Current security updates are installed on Zulip servers and database software.

4.6. Zulip is backed up weekly.

4.7. The Institute of Computer Science offers user support related to the use of Zulip by e-mail ati.comp@ut.ee.

4.8. The Institute of Computer Science is not responsible for malfunctions of Zulip caused by circumstances beyond the control of the Institute of Computer Science.

V. Protection of personal data

5.1. The Institute of Computer Science, as the responsible processor, processes personal data only to allow users to create accounts and to organize studies in accordance with the data protection conditions of the university.

5.2. Zulip uses cookies stored in the web browser to function. To use Zulip, you need to enable a session cookie that manages login and language settings while navigating Zulip. When you log out of the Zulip environment, the corresponding session key is deleted from the server.

5.3. Analytical data is collected for statistical purposes. Zulip\'s internal tools are used to collect analytical data, and the corresponding data is not transmitted to third parties or applications external to Zulip.

5.4. Personal data is published in the Zulip environment:

5.4.1. For all users, who can see all users\' first and last names, email addresses (if the respective user has allowed it to dry), role, date of joining, chat groups the user has joined, and groups the user belongs to, and the user\'s current status (if the corresponding user has allowed it to be displayed).

5.4.2. To other persons to the least necessary extent, if the requirement to publish data results from legislation.

5.5. Zulip environment server log files containing the user\'s IP, username, user\'s email address, user\'s unique identifier, user\'s web browser type and version, user\'s operating system, user\'s activities, and activity-related data are stored for three years. The legal basis for collecting the respective data is legitimate interest. This information is necessary for monitoring the functioning of the Zulip environment, identifying problems and security holes, and auditing the environment.

5.6. The Institute of Computer Science processes personal data contained in Zulip to provide Zulip user support.

VI. Changes and updates to the Terms of Use

The Institute of Computer Science reserves the right to change and update these terms of use if it is deemed necessary or if this need arises from legislation. Users are advised to read the terms of use from time to time to be aware of possible changes. Use of the Zulip environment after the terms of use have been changed indicates that the respective user has read, understood, and accepted the new version of the terms.

In case of renewal of the terms of use, the relevant information will already be forwarded to all existing users of the Zulip environment on the \"#ics big family\" channel with a link to the updated terms of use.

VII. Contact information

Questions can be answered by writing to ati.comp@ut.ee

Tartu University data protection specialist: andmekaitse@ut.ee

The terms of use are valid from 28.11.2023